يكي از اساسي ترين نيازها و در واقع مهم ترين دغدغه امروز شهروندان، تهيه مسكن اعم از خريد يا اجاره و رهن مي‌باشد و چون اين مهم نوعاً از طريق مراجعه به آژانس‌هاي مسكن (بنگاه معمالات املاك) ميسر مي‌شود، لذا آگاهي از مسايل اوليه و مقدماتي در رابطه با خريد و فروش املاك و مستغلات و نحوه فعاليت اين آژانس‌ها ضروري به نظر مي‌رسد. از اين رو بنا داريم تا به بررسي نحوه فعاليت آنها در رابطه با خريد و فروش املاك بپردازيم.

تعريف عقد يا قرار داد : عقد يا قرار داد و يا معامله عبارتست از اين كه يك يا چند نفر در مقابل يك يا چند نفر ديگر تعهد به امري نمايند كه مورد توافق آنها باشد. يكي از شايع ترين عقود معمول در جامعه عقد بيع است.

بعد ازتوافق فروشنده و خريدار در ثمن (قيمت) و مبيع (مالي كه قصد فروش آن را دارند)، به محض اينكه فروشنده بگويد «فروختم» و خريدار بگويد «خريدم» عقد ايجاد مي‌شود و آثار خود را كه انتقال مالكيت است، ايجاد مي‌كند. بنابراين اگر بعد از عقد قيمت مال كم يا زياد شود، اين تغيير قيمت در مال انتقال گيرنده (خريدار) ايجاد مي‌شود.
ليكن نظر به اينكه نقل و انتقال اموار غير منقول از نظر قوانين ثبتي تابع تشريفات خاصي مي‌باشد، شخصي مالك شناخته مي‌شود كه سند رسمي به نام او صادر شده است.

نكته :
استثنائاً بر خلاف قواعد كلي عقد بيع، اگر بعد از ايجاد عقد و قبل از تسليم به خريدار مبيع كه ممكن است خانه يا هر چيزي ديگري باشد، در اثر زلزله، طوفان، آتش سوزي و ... تلف شود، فروشنده بايد بعاي مورد معامله را به خريدار برگرداند.

نحوه فعاليت بنگاه‌هاي مشاور املاك
نحوه فعاليت اين صنف در رابطه با فروشنده وخريدار، طيف گسترده‌اي دارد كه جداگانه بررسي مي‌شود :

الف) نحوه فعاليت بنگاه‌هاي مشاور املاك متناسب با نوع عملكرد فروشنده:
روال كار در بنگاه‌هاي املاك عمدتاً بدين نحو مي‌باشد كه افرادي كه درصدد فروش املاك خود مي‌باشند :

1. يا مستقيماً به آژانس املاك مراجعه نموده و با اعلام مشخصات ملك خود شرايط فروش ملك خود را به آنها بيان مي‌كنند.
2. يا از طريق آگهي‌هاي روزنامه اين كار را انجام مي‌دهند.

در خصوص دسته اول، فروشنده به مشاورين املاك مراجعه كرده و اعلام فروش مي‌كند. براي تعيين قيمت نيز يا شخصاً اعلام نظر مي‌نمايد يا نظر مشاورين املاك را ملاك عمل قرار مي‌دهد. لذا نقش آنها در تعيين قيمت كارشناي در اين مرحله حايز اهميت است.
در مورد دسته دوم، اصولاً شركت‌هايي وجود دارند كه با مراجعه به آگهي‌هاي موجود در روزنامه، با فروشنده تماس گرفته و مشخصات آن ملك را وارد فايل‌هاي چاپي نموده و هر ماه آن فايل‌ها را به مشاورين املاك داده، بابت اين كار حق الزحمه‌اي به صورت ماهيانه دريافت مي‌كنند.

ب) نحوه فعاليت بنگاه‌هاي مشاور املاك متناسب با شرايط خريداران

دسته اول از خريداران
دسته اول خريداران شهرونداني هستند كه براي تهيه مسكن يا زمين يا ... به آژانس‌ها مراجعه مي‌كنند و در ابتدا با خود مشاورين آژانس‌ها وارد گفتگو مي‌شوند. اگر اين دسته از خريداران براي خريد ملك يا آپارتمان به صورت نقدي قصد معامله داشته باشند، مشاورين آنها را به بساز و بفروش‌هايي كه ممكن است خودشان نيز شريك آنها باشند معرفي مي‌كنند.
اما اگر همين شهروندان قصه خريد اقساطي و ... داشته باشند، فايل‌هاي فوق را به آنها مي‌دهند. در نهايت نيز در صورت توافق با يكديگر، ملك مورد نظر را رويت كرده و براي انعقاد قرار داد فروشنده را به دفتر خود دعوت مي‌كنند. در اين صورت طرفين با ملاحظه اسناد مالكيت و مدارك يكديگر، مقدمات انعقاد قرار داد را فراهم مي‌نمايند. در اين مرحله اتحاديه املاك وارد عمل شده و بيع نامه‌هاي چاپي‌اي را (كه به نظر مي‌رسد در تنظيم آنها از افرادي آشناي به مسايل حقوقي استفاده شده و داراي شماره‌هاي مخصوصي است)، به آژانس‌هاي املاك ارائه مي‌نمايد. در مرحله آخر كافي است مشاور املاك اسامي خريدار، فروشنده و مشخصات ملك مورد معامله و ساير ضوابط و شرايط معامله را در جاهاي خالي پر كند.

دسته دوم از خريداران
دسته دوم ازخريداران ممكن است بساز و بفروش‌ها باشند كه عمدتاً خانه‌هاي كلنگي و زمين‌ها را از طريق مشاورين از فروشنده خريداري مي‌كنند. بايد دانست كه فعاليت عمده و گسترده مشاورين در اين مرحله و جايي كه خود به عنوان خريدار وارد عمل مي‌شوند متمركز است.
بعضي از مشاورين املاك در اين مرحله شيوه‌هاي متعددي را براي پايين آوردن بهاي املاك انجام مي‌دهند. بدين نحو كه از فروشنده دعوت مي‌شود براي مذاكره در مورد قيمت و ... به دفتر آنها مراجعه كند اما بدون آنكه از قبل خريداري وجود داشته باشد يا در صورت وجود خريدار با او در اين مورد هماهنگي كرده باشند، بعد از اينكه عمليات فوق را چند بار تكرار كردند و فروشنده به اين باور رسيد كه ملك او خريداري ندارد، با بساز و بفروش‌ها تماس گرفته و آنها را به همراه فروشنده دعوت مي‌كنند. سپس وارد مذاكره مي‌شوند و ملك را بهاي اندك و گاه ثمن بخش خريداري مي‌كنند.

دسته سوم از خريداران
دسته سوم همان مشاوران املاك مي‌باشند كه با تفاوت جزيي عمليات فوق را انجام مي‌دهند.
همان طور كه گفته شد، قرار داد در فرم‌هاي چاپي خاصي تنظيم مي‌گردد. يك سوم كل قيمت در دفتر املاك داده شده، يك سوم بهاي معامله نيز هنگام تحويل ملك و تأديه مابقي، به هنگام تنظيم سند رسمي در دفاتر اسناد رسمي موكول مي‌شود.

نكاتي چند در خصوص مشكلات موجود در معاملات درآژانس‌هاي املاك
مشاورين آژانس املاك فقط در مرحله مذاكرات اوليه طرفين براي معامله و تنظيم قرار داد از سند مالكيت براي تكميل قرار داد چاپي استفاده مي‌كنند و سپس سند مالكيت را به فروشنده برمي‌گردانند. حال ممكن است فروشنده مذكور بدون علم و اطلاع، در آژانس املاك ديگري حاضر شده و ملك خود را به شخص ديگري منتقل كند و اين عمل را حتي چند بار نيز تكرار كند. در اين صورت خريداران، با فروشنده‌اي مواجه مي‌شوند كه با انجام معاملات معارض، مشكلات كافي است كه سند مالكيت در اختيار اولين آژانس املاك قرار گيرد تا از بروز معاملات معارض توسط فروشنده منقلب و كلاهبردار جلوگيري گردد. البته لازم به ذكر است كه به منظور مراقبت از مفقود شدن اسناد مالكيتي كه به عنوان امانت در اختيار آژانس املاك قرار گرفته است، موضوع خيانت در امانت آنان با حساسيت بيشتري مورد توجه قانونگذار قرار گرفته است، كه در جاي خود عامل مهمي در جهت جلوگيري از معاملات متعارض به حساب مي‌آيد.
مسئله ديگر در اين مورد آن است كه آيا بيع نامه عادي مي‌توانيم الزام فروشنده را به تنظيم سند رسمي از مراجع قضايي بخواهيم؟
پاسخ : اصولا قرار دادهاي خصوصي كه بين اشخاص منعقد مي‌گردند، شده تا زماني كه مورد مخالفت و منع قانونگذار قرار نگيرند، بين آنان معتبر و لازم الاجراست و در اين بحث فرقي بين قرار داد خصوصي ثبت در قالب سند رسمي و اسناد عادي نيست. بر اين اساس، بيع نامه تنظيمي در آژانس املاك نيز از اين قاعده مستثني نيست. نهايت اينكه خريدار در مقام استفاده از مزاياي قانوني اسناد رسمي، قصد ثبت رسمي معامله منعقده و تنظيم سند رسمي را دارد.
در صورتي كه فروشنده داراي سند مالكيت رسمي از انتقال رسمي معامله و انجام تشريفات ثبتي خودداري نمايد، خريدار مي‌تواند از طريق محاكم قضايي وي را به تنظيم سند رسمي ملزم نمايد. به عنوان ضمانت اجراي قوي (براي جلوگيري از امتناع فروشنده از حضور در دفتر خانه و تنظيم سند رسمي)، مي‌توان در بيع نامه تنظيمي شرط كرد در موعد مقرر در دفتر خانه حاضر نشده و نسبت به تنظيم سند رسمي معامله اقدام نكند، اگر چه اين عمل به اركان معامله خللي وارد نمي‌نمايد و در هر صورت معامله معتبر

مي‌باشد، اما خريدار مي‌تواندبا مراجعه به مقامات صالحه قضايي، الزام طرف مستنكف را ضمن مطالبه خسارت وارده به حضور در دفتر خانه مورد نظر و تنظيم سند رسمي انتقال مورد معامله، مطالبه نمايد. چنانچه خريدار در اين ادعا و مطالبه موفق شود، مي‌تواند معامله واقع شده را ثبت رسمي نمايد. براي استحكام قرار داد تنظيمي در فرم اتحاديه مشاوران املاك در ذيل بيع نامه‌ها محلي را براي امضاي شهود قرار داده‌اند كه توصيه مي‌شود حتماً اين قسمت توسط شهود قابل اعتماد امضاء شود اكنون نمونه‌اي از مبايعه نامه اموال غير منقول و نيز با توجه به نقش اجاره نامه نيز ارايه مي‌گردد.